Chi tiết bài viết
Chữa bài 6 - Thư tín trong thương mại (2)
Sổ tay tự học dịch tiếng Trung
Dịch Trung – Việt cần chú ý những gì
Phiên dịch văn phòng dịch những gì?
Cách viết số tiền trong tiếng Trung
-----
三, 写外贸信函的要求
III, Yêu cầu về viết thư tín ngoại thương
1. 内容要明确, 具体
1. Nội dung phải rõ ràng, cụ thể
外贸部门一般都是工作头绪纷繁, 这就要求每封书信都要明确地指明是哪笔生意, 什么意见, 什么理由.
Phòng ngoại thương thông thường đều thực hiện nhiều đầu mối công việc, điều này yêu cầu mỗi bức thư đều phải chỉ rõ là của lần giao dịch nào, ý kiến thế nào, lý do ra sao.
例如: "上次贵方来函, 指出我方货价偏高" 一句, "上次" 指的是哪次? "我方货价"具体指哪批, 哪种货? 都不明确. 如说成 "贵方3月5日来函说我269号货的005品种的印花府绸价格偏高", 这就明确,具体了.
Ví dụ: Câu "Bức thư của Quý công ty lần trước cho biết giá hàng của phía chúng tôi hơi cao", "Lần trước" là chỉ lần nào? "Giá hàng của phía chúng tôi" cụ thể là lần nào, loại hàng nào? Như vậy đều không rõ ràng. Nếu nói là "Trong bức thư ngày 3/5, Quý công ty cho biết giá vải pô-pơ-lin in hoa loại 005, mã hàng số 269 hơi cao", như vậy mới là rõ ràng và cụ thể.
这就要求把信中涉及到的货物合同号,货号, 货物名称, 数目, 金额, 日期都要交待清楚.
Điều này yêu cầu số hợp đồng, mã hàng, tên hàng, số lượng, số tiền, ngày tháng đề cập trong thư đều phải nói rõ.
2. 态度要开朗
Thái độ vui vẻ
每 封信函都有自己的意见， 是肯定还是否定，是接受还是拒绝， 要明确地， 语气坚定地表示出来， 不能含糊其辞，模棱两可。 例如： “贵方提出的意见我方基本同意”， “可以考虑”，“每月可交货五六百箱”， “估计五月中旬前后即可发货”等等都是不肯定，不明确的表达方法，都不能使用。
Mỗi bức thư đều có ý kiến của bản thân, là khẳng định hay phủ định, là chấp nhận hay từ chối, đều phải rõ ràng, ngữ khí thể hiện một cách chắc chắn, không được dùng những từ ngữ mơ hồ, lưỡng lự. Ví dụ: "Chúng tôi về cơ bản đồng ý với ý kiến mà Qúy Công ty đưa ra", "Có thể xem xét", "Mỗi tháng có thể giao 500-600 thùng", "Dự tính khoảng giữa tháng 5 là có thể giao hàng"... đều là cách diễn đạt không khẳng định, không rõ ràng, nên đều không thể sử dụng.
3. 表达要准确
Diễn đạt phải chính xác
要做到准确，必须注意做到以下三点：
Cần phải chính xác,phải chú ý thực hiện được ba điểm dưới đây:
第 一，避免歧义。 一句话可以这样解释，也可以那样解释， 叫歧义。例如，“凡订购量在5000码以上者， 可享受2%折扣的优惠。” 如果对方刚好订购5000码， 买方可能理解成应享受优惠， 卖方可能解释成不属优惠之列， 这就会产生歧义，引起纠纷。 如说“凡订购5000码或者以上者，可享受2%折扣的优惠“。 这种表达是明确的，就是说：订购5000码者同样享受优惠。如果说“凡订购量超过5000码者， 可享受2%折扣的优惠”， 那么， 订购5000码者就不包括在优惠之列了。再如， “不能让价”， “不拟让价”， “不应让价”等， 肯定程度各不相同。 外贸信函要求语言一定要准确， 用词要严密， 不然就会因理解不同造成争执的纠纷， 甚至带来经济损失。
Thứ nhất, tránh sự hiểu nhầm ý nghĩa. Một câu nói có thể giải thích theo ý này, cũng có thể giải thích theo ý khác, gọi là mơ hồ. Ví dụ, "Cứ có lượng đặt mua trên 5000 mã đều được hưởng ưu đãi chiết khấu 2%". Nếu đối tác đặt mua đúng 5000 mã, bên mua có thể hiểu là được hưởng ưu đãi, bên bán có thể giải thích là không thuộc diện hưởng ưu đãi, như vậy sẽ xảy ra hiểu nhầm về ý nghĩa và gây tranh chấp. Ví dụ nói "Cứ có lượng đặt mua từ 5000 mã trở lên, có thể được hưởng ưu đãi chiết khấu 2%", vậy thì người đặt mua 5000 mã cũng được hưởng ưu đãi. Nếu nói là "Cứ đặt mua với lượng trên 5000 mã, có thể được hưởng chiết khấu 2%", vậy thì người đặt mua 5000 mã không nằm trong diện được hưởng chiết khấu. Một ví dụ khác, "Không thể hạ giá", "Không có ý định hạ giá", "Không nên hạ giá" đều có mức độ khẳng định khác nhau. Ngôn ngữ yêu cầu trong thư tín ngoại thương nhất định phải rõ ràng, dùng từ phải chặt chẽ, nếu không sẽ gây tranh chấp do cách hiểu khác nhau, thậm chí còn mang lại những tổn thất về kinh tế.
第二，防止褒贬失当。
Thứ hai, ngăn chặn những hành vi sai trái
外贸信函有时涉及到双方经营能力， 信用状况， 产品质量， 经营态度， 损失， 获得等的评价时，要客观， 公正，防止不恰当地夸大长处或短处。 例如信用调查， 崔货， 崔款， 索赔等， 都会遇到褒贬问题， 写信时不应受情绪影响， 要科学， 冷静， 求实。
Thư tín ngoại thương đôi khi đề cập đến khả năng kinh doanh của hai phía, khi đánh giá về tình trạng tín dụng, chất lượng sản phẩm, thái độ kinh doanh, tổn thất cần phải khách quan, công bằng, ngăn ngừa việc khuếch trương sở trường hoặc sở đoản không phù hợp. Ví vụ việc điều tra tín dụng, giục hàng, giục thanh toán, khiếu nại...đều gặp phải các vấn đề đánh giá, khi viết thư không nên bị tình cảm làm ảnh hưởng, phải khoa học, bình tĩnh và cầu thị.
第三， 杜绝错漏
Thứ ba, tuyệt đối tránh bị bỏ sót
外 贸工作责任重大， 如果在书写中少了一个“不”字， 意思就恰好相反； 如数字丢掉 一个“0”， 就差十倍； 如果是“十万”丢掉一个“万”字， 就相差一万倍。 一旦出现这种情况， 不仅自己负不起责任， 更重要的是将给国家或集团带来不可换回的经济损失。 因此必须杜绝错漏现象。
Trách nhiệm của công tác ngoại thương là rất lớn, nếu trong bức thư bị thiếu một chữ "Không", thì ý tứ cũng đã tương phản rồi; nếu chữ số thiếu đi một số "0" thì sẽ chênh lệch cả chục lần; nếu "Mười vạn" thiếu mất chữ "Vạn" thì sẽ chênh lệch cả vạn lần. Khi xuất hiện tình huống này, không chỉ bản thân phải chịu trách nhiệm, mà điều quan trọng hơn là sẽ gây những tổn thất kinh tế không thể cữu vãn cho đất nước hoặc tập đoàn. Do đó phải tuyệt đối tránh bị bỏ sót. (LDTT dịch)
Nguồn: 外贸写作
