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Bài tập dịch 6 - 外贸业务信函 (2)

Bài tập dịch 6 - 外贸业务信函 (2) 每封信函都有自己的意见, 是肯定还是否定,是接受还是拒绝, 要明确地, 语气坚定地表示出来, 不能含糊其辞,模棱两可。 例如: “贵方提出的意见我方基本同意”, “可以考虑”,“每月可交货五六百箱”, “估计五月中旬前后即可发货”等等都是不肯定,不明确的表达方法,都不能使用。

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三,    写外贸信函的要求

1. 内容要明确, 具体

外贸部门一般都是工作头绪纷繁, 这就要求每封书信都要明确地指明是哪笔生意, 什么意见, 什么理由.

例如: "上次贵方来函, 指出我方货价偏高" 一句, "上次" 指的是哪次? "我方货价"具体指哪批, 哪种货? 都不明确. 如说成 "贵方3月5日来函说我269号货的005品种的印花府绸价格偏高", 这就明确,具体了.

这就要求把信中涉及到的货物合同号,货号, 货物名称, 数目, 金额, 日期都要交待清楚.

2. 态度要开朗

每封信函都有自己的意见, 是肯定还是否定,是接受还是拒绝, 要明确地, 语气坚定地表示出来, 不能含糊其辞,模棱两可。 例如: “贵方提出的意见我方基本同意”, “可以考虑”,“每月可交货五六百箱”, “估计五月中旬前后即可发货”等等都是不肯定,不明确的表达方法,都不能使用。

3. 表达要准确

要做到准确,必须注意做到以下三点:

第一,避免歧义。 一句话可以这样解释,也可以那样解释, 叫歧义。例如,“凡订购量在5000码以上者, 可享受2%折扣的优惠。” 如果对方刚好订购5000码, 买方可能理解成应享受优惠, 卖方可能解释成部属优惠之列, 这就会产生歧义,引起纠纷。 如说“凡订购5000码或者以上者,可享受2%折扣的优惠“。 这种表达是明确的,就是说:订购5000码者同样享受优惠。如果说“凡订购量超过5000码者, 可享受2%折扣的优惠”, 那么, 订购5000码者就不包括在优惠之列了。再如, “不能让价”, “不拟上价”, “不应让价”等, 肯定程度各不相同。 外贸信函要求语言一定要准确, 用词要严密, 不然就会因理解不同造成争执的纠纷, 甚至带来经济损失。

第二,防止褒贬失当。

外贸信函有时涉及到双方经营能力, 信用状况, 产品质量, 经营态度, 损失, 获得等的评价时,要客观, 公正,防止不恰当地夸大长处或短处。 例如信用调查, 崔货, 崔款, 索赔等, 都会遇到褒贬问题, 写信时不应受情绪影响, 要科学, 冷静, 求实。

第三, 杜绝错漏

外贸工作责任重大, 如果在书写中少了一个“不”字, 意思就恰好相反; 如数字丢掉 一个“0”, 就差十倍; 如果是“十万”丢掉一个“万”字, 就相差一万倍。 一旦出现这种情况, 不仅自己负不起责任, 更重要的是将给国家或集团带来不可换回的经济损失。 因此必须杜绝错漏现象。

Nguồn: 外贸写

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